Quién es el responsable
El responsable de la base de datos es Fabian Araya Vargas, cédula 304660314, con domicilio en San José, Curridabat, quien opera Tarjeta Convida en tarjetaconvida.com.
Para cualquier consulta sobre sus datos puede escribirnos a hola@tarjetaconvida.com o por WhatsApp al +506 8927 3967. Le responde una persona, no un sistema automático.
Qué datos recogemos
Recogemos solo lo necesario para hacer la invitación, entregarla y mostrarle las confirmaciones. Los separamos según quién es usted.
Si usted es cliente (quien encarga la invitación)
- Datos de contacto: su nombre, su número de WhatsApp y, si lo da, su correo. El nombre y el WhatsApp son obligatorios para tramitar el pedido; el correo es opcional, pero sin él no podemos enviarle avisos por correo, como el de las fotos de la galería antes de borrarlas.
- Datos del pedido: el plan, los complementos, el total y el código de pedido (TC-####).
- Contenido de la invitación: los nombres de los festejados, la fecha, lugares y direcciones, itinerario, código de vestimenta, menú, alojamiento, transporte, hashtag, la frase de portada, la canción elegida y las notas que nos deje.
- Fotos: la foto principal y las del álbum que usted nos envíe.
- Datos para regalos: si usted lo pide, el número de SINPE Móvil, la cuenta IBAN y el nombre del titular que aparecerán en la invitación para que sus invitados le hagan regalos.
- Datos de pago: la información del SINPE Móvil o la transferencia que nos llega al banco y el comprobante que usted nos envíe, si lo envía.
- Datos de facturación: su nombre y, si quiere factura electrónica a su nombre, su número de identificación.
Si usted es invitado
- Lo que carga el anfitrión: su nombre o el de su familia, la cantidad de lugares reservados y, si el anfitrión lo agrega, su número de teléfono. El anfitrión puede escribirlos en el formulario de pedido o en su panel, uno por uno, pegando la lista o subiendo un archivo de Excel; el archivo se lee en su propio navegador y solo nos llegan esos tres datos por familia.
- Lo que usted responde: si asiste, cuántas personas van, la información de alimentación o alergias que quiera indicar, una canción y un mensaje para los anfitriones. En las invitaciones con un solo link para todos, también el nombre que usted escribe al confirmar.
- Datos de uso de la invitación: la fecha en que se abrió por primera vez su link, cuándo respondió, si el anfitrión marcó que ya se lo envió o le recordó, y, si el evento usa mesa asignada y entrada con QR, su mesa y la hora de llegada.
- Galería colaborativa: si el evento la tiene y usted sube fotos, las fotos y el nombre que escriba como autor.
Si solo visita el sitio
No le pedimos datos para ver el catálogo ni las guías. Si nos escribe desde la página de contacto, guardamos su nombre, el correo o WhatsApp que nos deje, la fecha de su evento si la indica y su mensaje, solo para responderle; los borramos cuando la consulta termina, salvo que se convierta en un pedido.
Como cualquier sitio web, el servidor recibe datos técnicos de su conexión, como la dirección IP y el tipo de navegador. Usamos la dirección IP por unos minutos para frenar envíos repetidos de formularios y no la asociamos a su nombre.
Para qué los usamos y con qué base
Usamos los datos para estos fines y para nada más:
- Diseñar, publicar y ajustar su invitación.
- Comunicarnos con usted sobre su pedido, por WhatsApp o correo.
- Verificar su pago y emitir el comprobante electrónico.
- Mostrarle al anfitrión, en su panel privado, quién confirmó, cuántas personas van, las indicaciones de alimentación, las canciones y los mensajes.
- Avisarle al anfitrión antes de que venzan los plazos de su galería de fotos.
- Permitirle al anfitrión cambiar desde su panel los datos de su invitación y su lista de invitados. Cuando lo hace, recibimos un aviso con los campos que cambió, para poder ayudarle si algo no se ve bien.
- Proteger el sitio contra abusos y envíos automáticos.
La base es su consentimiento, que usted da de forma expresa al enviar el formulario de pedido o su confirmación de asistencia, después de haber tenido acceso a esta política. Usted puede retirarlo cuando quiera; si lo retira, puede que no podamos terminar o mantener el servicio. Los datos de facturación los tratamos además porque la ley tributaria lo exige.
No vendemos, alquilamos ni difundimos sus datos, no los usamos para publicidad y no le enviamos promociones sin su permiso. No publicamos su invitación como muestra de nuestro trabajo sin pedírselo antes.
Datos de los invitados
Los nombres y teléfonos de los invitados no los recogemos nosotros: los carga el anfitrión, que es quien conoce a sus invitados y les envía la invitación. Al darnos esos datos, el anfitrión nos confirma que los usa solo para invitarlos a su evento.
Cada invitado decide qué responder. Al confirmar, sus respuestas llegan al panel del anfitrión y a nadie más fuera de Tarjeta Convida. Solo son obligatorios saber si asiste y cuántas personas van; la alimentación, la canción y el mensaje son opcionales.
Si usted es invitado y quiere corregir o borrar su respuesta, puede pedírselo al anfitrión o escribirnos directamente (vea «Sus derechos»).
Con quién compartimos datos
Para funcionar, el sitio se apoya en algunos proveedores. Cada uno recibe solo lo necesario para su parte:
- Proveedor de hosting: guarda el sitio, la base de datos y las fotos en sus servidores, y procesa el envío de los correos del sitio. Actúa por encargo nuestro y no usa los datos para fines propios.
- WhatsApp (Meta): lo usamos para atenderle, y los botones del sitio y del panel abren WhatsApp con un mensaje listo para enviar. Lo que se escribe por WhatsApp queda sujeto también a las condiciones y la política de privacidad de WhatsApp.
- Google Fonts: las tipografías del sitio y de las invitaciones se cargan desde servidores de Google. Al abrir una página, su navegador se conecta con Google, que recibe datos técnicos como su dirección IP.
- Banco Popular: los pagos llegan a nuestra cuenta en el Banco Popular y ahí verificamos que se recibieron. El banco trata esos datos según sus propias obligaciones.
- Ministerio de Hacienda: recibe los datos de cada comprobante electrónico, porque así lo exige la ley.
Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Costa Rica. También podemos entregar datos a una autoridad que los pida conforme a la ley.
Cuánto tiempo los guardamos
- Datos de invitados (nombres, teléfonos, respuestas, alimentación, canciones y mensajes): los borramos 90 días después del evento. Antes de esa fecha, el anfitrión puede descargar su lista en PDF o Excel desde el panel. Plazo ajustable.
- Invitación y su contenido (textos, fotos, datos para regalos): se retiran del sitio en el mismo plazo, salvo que el anfitrión tenga una galería con un plazo mayor.
- Galería colaborativa: los invitados suben fotos durante 15 días a partir del evento, y el anfitrión puede alargar ese plazo desde su panel. Los invitados pueden ver la galería durante 3 meses (6 meses en el plan Firma). El anfitrión la tiene en su panel durante 12 meses (24 meses en Firma); le avisamos por correo un mes y una semana antes, y al vencer el plazo borramos las fotos.
- Datos de pago y facturación: los conservamos durante el plazo que exige la normativa tributaria del Ministerio de Hacienda.
- Datos de contacto del cliente: los conservamos mientras su pedido esté activo y luego solo lo necesario para la facturación.
Las copias de seguridad del sitio pueden guardar datos borrados por un tiempo corto adicional, hasta que se reemplazan.
Cómo protegemos los datos
- Links personales con código aleatorio: cada invitado recibe un link con un código generado al azar, difícil de adivinar, que no se deduce de su nombre.
- Panel con código de acceso: el panel del anfitrión se abre solo con un link que lleva un código secreto de 24 caracteres. Le recomendamos no compartirlo.
- Fuera de los buscadores: las invitaciones, el panel, la galería y los pases le piden a Google y a los demás buscadores que no las indexen.
- Invitación privada: en los planes que la incluyen, puede activar el acceso VIP para que solo entre quien tiene su link personal.
- Límites contra abusos: el sitio frena los envíos repetidos de formularios desde una misma conexión.
Ningún sistema es infalible. Si detectamos un incidente que afecte sus datos, se lo comunicaremos y tomaremos las medidas necesarias.
Sus derechos y cómo ejercerlos
La Ley 8968 le da derecho a:
- Acceso: saber qué datos suyos tenemos.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión: pedir que borremos sus datos.
- Retirar su consentimiento y decidir si sus datos se ceden a otros.
Escríbanos a hola@tarjetaconvida.com o por WhatsApp al +506 8927 3967, diga qué derecho quiere ejercer y cómo identificarle (por ejemplo, el código de pedido o el nombre del evento). El trámite es gratuito y le respondemos dentro de los cinco días hábiles que fija la ley.
Si considera que no atendimos bien su solicitud, puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), la autoridad encargada de velar por esta ley.
Datos de menores de edad
Las invitaciones de quince años, cumpleaños infantiles o baby shower pueden incluir datos de menores, como su nombre, la fecha y a veces su foto. Esos datos los carga el padre, la madre o el adulto responsable que hace el pedido, quien da el consentimiento en nombre del menor.
No le pedimos datos directamente a menores de edad. Si un menor es invitado, quien responde la invitación debe hacerlo con el permiso de su familia. Si una persona responsable quiere borrar los datos de un menor, se los borramos sin más trámite.
Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos la versión nueva en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio afecta de forma importante cómo usamos sus datos, se lo avisaremos a los clientes con pedidos activos por WhatsApp o correo y, cuando la ley lo pida, le pediremos de nuevo su consentimiento.
También puede leer nuestros términos del servicio o escribirnos con cualquier duda.
Normas de referencia
- Ley 8968, de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (texto en el sitio del MICITT)
- Reglamento a la Ley 8968, Decreto Ejecutivo 37554-JP (texto en el sitio del TSE)
- Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB)
- Política de privacidad de Google
- Política de privacidad de WhatsApp